Tietosuojaseloste
Tässä selosteessa kerromme, miten Optimo Systems Oy käsittelee henkilötietoja optimo.fi-verkkosivuston kautta. Seloste perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklaan.
1. Rekisterinpitäjä
Optimo Systems Oy
Y-tunnus: 3366095-3
Kampinkuja 2, 00100 Helsinki
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Jani Henriksson
jani.henriksson@optimo.fi
3. Mitä tietoja käsittelemme
Lomakkeilla antamasi tiedot. Kun otat yhteyttä tai tilaat materiaalia sivuston lomakkeella, käsittelemme antamiasi tietoja: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, puhelinnumero ja viesti.
Tapaamisvaraukset. Kun varaat tapaamisen sivustolla olevan kalenterilinkin kautta, käsittelemme nimeäsi, sähköpostiosoitettasi ja tapaamisen tietoja.
Sivuston käyttöä koskevat tiedot (vain suostumuksellasi). Jos hyväksyt analytiikkaevästeet, keräämme tietoa sivuston käytöstä: millä sivuilla olet käynyt, milloin ja mistä tulit sivustolle sekä selaimeen ja laitteeseen liittyviä teknisiä tietoja. Jos myöhemmin lähetät lomakkeen, nämä tiedot yhdistetään yhteydenottoosi. Tarkemmat tiedot evästeistä ovat evästekäytännössä.
Tekniset lokitiedot. Sivuston palveluntarjoajat käsittelevät IP-osoitetta ja muita teknisiä tietoja sivuston toimittamiseksi ja tietoturvan varmistamiseksi. Ilman suostumusta sivunäytöt lasketaan nimettömästi, ilman evästeitä tai tunnisteita.
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Yhteydenottoihin ja tapaamisvarauksiin vastaaminen sekä pyydetyn materiaalin toimittaminen | Oikeutettu etu (6 art. 1 f): vastaaminen yhteydenottoon, jonka olet itse tehnyt. Sopimusta edeltävät toimenpiteet (6 art. 1 b), kun yhteydenotto koskee palveluidemme hankintaa |
| Asiakassuhteen ja myynnin hoitaminen yhteydenoton pohjalta | Oikeutettu etu (6 art. 1 f): yritysten välinen liiketoiminta |
| Sivuston käytön analysointi ja kehittäminen | Suostumus (6 art. 1 a) ja sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 205 § |
| Sivuston toimittaminen ja tietoturva | Oikeutettu etu (6 art. 1 f) |
Emme lähetä uutiskirjeitä tai markkinointisähköpostia. Jos aloitamme sen, pyydämme siihen erillisen suostumuksen ja päivitämme tämän selosteen.
5. Mistä tiedot saadaan
Tiedot saadaan sinulta itseltäsi lomakkeiden ja tapaamisvarausten kautta ja, suostumuksellasi, selaimesi evästeistä sivustoa käyttäessäsi.
6. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Emme myy tai luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme:
| Palveluntarjoaja | Tehtävä |
|---|---|
| HubSpot, Inc. ja sen eurooppalaiset tytäryhtiöt | Verkkosivusto, lomakkeet, tapaamisvaraukset, asiakkuudenhallinta (CRM) ja kävijäanalytiikka. Tiedot säilytetään EU:n alueella. |
| Cloudflare, Inc. | Sisällönjakelu ja tietoturva HubSpotin kautta |
| Microsoft Corporation ja sen eurooppalaiset tytäryhtiöt | Sähköposti (Microsoft 365): yhteydenottoihin vastataan sähköpostilla |
| Anthropic, PBC | Tekoälyavusteinen asiakkuudenhallinta: Claude-tekoälyavustaja käsittelee asiakkuudenhallinnan (CRM) tietoja lukuumme, esimerkiksi yhteydenottojen kirjaamisessa ja tiivistämisessä |
7. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
HubSpot ja Cloudflare ovat yhdysvaltalaisia yhtiöitä. Optimon HubSpot-tilin tiedot säilytetään EU:ssa, mutta palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja myös Yhdysvalloissa esimerkiksi tuen tai tietoturvan vuoksi. Tällöin siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework), johon palveluntarjoajat ovat sitoutuneet, sekä niiden tietojenkäsittelysopimuksiin sisältyviin EU:n vakiosopimuslausekkeisiin.
Microsoft 365 -palvelun tiedot säilytetään ja käsitellään Microsoftin EU:n tietorajan (EU Data Boundary) sisällä EU- ja EFTA-maissa. Rajoitetuissa tilanteissa, esimerkiksi tuen ja tietoturvan vuoksi, Microsoft voi käsitellä tietoja EU:n ulkopuolella. Tällöin siirto perustuu Microsoftin tietojenkäsittelyliitteeseen (Data Protection Addendum) sisältyviin EU:n vakiosopimuslausekkeisiin ja EU–US Data Privacy Framework -sertifiointiin.
Anthropic käsittelee tietoja Yhdysvalloissa. Siirto perustuu Anthropicin tietojenkäsittelyliitteeseen (Data Processing Addendum) sisältyviin EU:n vakiosopimuslausekkeisiin.
8. Säilytysaika
Yhteydenottojen tiedot säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen yhteydenottoon vastaamiseksi ja mahdollisen asiakassuhteen hoitamiseksi. Jos yhteydenotosta ei synny asiakassuhdetta eikä yhteydenpitoa ole ollut 24 kuukauteen, tiedot poistetaan.
Analytiikkaevästeiden tiedot säilyvät selaimessasi evästekäytännössä kerrotun ajan (enintään 6 kuukautta).
9. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä kopio
- vaatia virheellisten tietojen korjaamista
- vaatia tietojesi poistamista
- vaatia käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
- peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Evästesuostumuksen voit perua sivun alareunan Evästeasetukset-linkistä. Peruutus ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.
Pyynnöt voit lähettää osoitteeseen jani.henriksson@optimo.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi. Evästeitä koskevaa sääntelyä valvoo Liikenne- ja viestintävirasto Traficom.
10. Automaattinen päätöksenteko
Emme tee tietojesi perusteella automaattisia päätöksiä tai profilointia, jolla olisi sinuun oikeusvaikutuksia.
11. Tietoturva
Tiedot säilytetään palveluntarjoajien suojatuissa järjestelmissä. Pääsy tietoihin on rajattu henkilöihin, jotka tarvitsevat niitä työssään, ja se edellyttää henkilökohtaisia tunnuksia ja kaksivaiheista tunnistautumista.
12. Muutokset
Päivitämme tätä selostetta, kun tietojen käsittely muuttuu.
Päivitetty: 23.10.2026