Julkiset ja yksityiset organisaatiot hankkivat IT-laitteita vuosittain miljoonilla euroilla. Omaisuuserä on arvokas, mutta silti harvalla on ajantasainen kuva siihen, mitä he omistavat, missä laitteet ovat tai kuinka hyvin ne palvelevat liiketoimintaa. Tämä tulee kalliiksi.
Olemme Optimossa kuvanneet asiaa yksinkertaisella diagrammilla. Se auttaa yhdellä silmäyksellä hahmottamaan IT-omaisuudenhallinnan potentiaalin. Diagrammissa yhdistyy kolme keskeistä ulottuvuutta, jotka yhteen niputettuna synnyttävät kestävää liiketoiminta-arvoa.
IT-omaisuudenhallinnan kolme ulottuvuutta
Ensimmäinen ulottuvuus on kustannusten hallinta ja tuottavuus. On hyvä tietää tarkalleen, mihin IT-eurot kuluvat. Pelkkä laitteen hankintahinta on pieni osa kustannuksista, todelliset kustannukset muodostuvat koko elinkaaren ajalta. Tämä on tuttua. Kun laitekanta on hallinnassa, turhat hankinnat vältetään, hankitut laitteet ovat niille soveltuvissa paikoissa ja lisäksi vältytään budjettiyllätyksiltä. Näin toimimalla resursseja vapautuu strategiseen kehitystyöhön – ja vieläpä oikean tiedon pohjalta.
Toinen ulottuvuus on vastuullisuus ja kestävyys. Tässä on kyse mitattavissa olevasta, euromääräisestä liiketoimintahyödystä. Kun laitteiden elinkaarta onnistutaan pidentämään, siitä seuraa vähemmän elektroniikkajätettä ja pienempi hiilijalanjälki. Läpinäkyvä raportointi mahdollistaa myös monien ESG-tavoitteiden seurannan ja todentamisen. Lisäksi laitteita fiksusti kierrättämällä organisaation sisällä, vähennetään uusien laitehankintojen tarvetta merkittävästi. Taas säästyy euroja.
Kolmas ulottuvuus on turvallisuus ja riskienhallinta. Kyberturvallisuus on allekirjoittaneelle rakas alue ja koetan osaltani edistää sen nivomista laitehallintaan. Laitteiden osalta kyberturvallisuudesta huolehtiminen alkaa siitä, että tiedät mitä verkossasi on.
Vanhat, päivittämättömät laitteet muodostavat tietoturvauhkan. Tähän voidaan vastata luvattomien laitteiden automaattisella havaitsemisella sekä ennakoivalla haavoittuvuuksien tunnistamisella. Samalla monien säännösten (esim. NIS2) noudattaminen helpottuu, kun laitteita koskeva tilannetieto on reaaliaikaisesti saatavilla.
Lähestymistavalla on monia synergiahyötyjä
Mallissamme näiden kolmen ulottuvuuden yhteispelistä syntyy paljon synergiaa.
Kustannustehokkuus ja vastuullisuus yhdistyvät kestäväksi arvonluonniksi. Laadukkaampi laite maksaa enemmän, mutta kestää kauemmin ja vähentää kokonaiskustannuksia. Käyttämättömien laitteiden tunnistaminen ja uudelleenkohdentaminen tuo säästöjä samalla kun jätettä syntyy vähemmän.
Kustannustehokkuus ja turvallisuus aikaansaavat turvatumpaa toimintavarmuutta. Tietoturvapoikkeamien ennaltaehkäisy on moninkertaisesti halvempaa kuin seurausten korjaaminen. Ajantasainen laitekanta tuo sekä kustannustehokkuutta että parempaa kyberturvaa. Häiriötön toiminta tuottaa osaltaan merkittäviä taloudellisia etuja.
Vastuullisuus ja turvallisuus synnyttävät yhdessä vastuullista kokonaisturvallisuutta. Laitteiden tietoturvallinen käytöstä poisto on osa ympäristövastuuta. GDPR-vaatimusten huomioiminen elinkaaren kaikissa vaiheissa palvelee sekä turvallisuutta että vastuullisuutta.
IT-omaisuudenhallinnassa kokonaisvaltainen lähestymistapa tuo lisäarvoa
Näiden kolmen ulottuvuuden yhtymiskohdassa on strateginen IT-omaisuudenhallinta. Tarkoitan tällä arjessa tapahtuvaa päätöksentekoa, joka perustuu reaaliaikaiseen, oikeaan ja kattavaan dataan – jota on aina laite tasolle asti. Lisäarvo on mitattavissa kaikilla kolmella ulottuvuudella, mutta erityisesti kustannusten ennustettavuudessa.
Toimintaa voidaan muuttaa ennakoivaksi. IT-omaisuudenhallinta muuttuu perinteisestä laiterekisteristä strategiseksi työkaluksi, joka palvelee sekä talousjohtoa että teknologiapäättäjiä, ja ylittää näin organisaation osastorajat.
HUS edelläkävijänä strategisessa IT-omaisuudenhallinnassa
Jotta mallimme ei jää teoriaksi, katsotaan sitä tuoreen asiakasreferenssimme kautta. Suomen suurin hyvinvointialue HUS on konkreettinen esimerkki tämän lähestymistavan toimivuudesta. Optimon HUSille luoma toimintamalli sekä toimitettu järjestelmäkokonaisuus on kattava, ja sillä tavoitetaan jopa 5 miljoonan säästöjä vuositasolla.
HUSilla laitteiden elinkaarta on voitu pidentää analysoinnin ansiosta jopa kuuteen vuoteen ilman pelkoa elinkaarikustannusten kasvamisesta, kun aiemmin vaihdot tehtiin kolmen–neljän vuoden välein. Vuositasolla säästöt nousevat miljooniin euroihin. Samalla käyttäjätyytyväisyys on parantunut, koska laitteiden kuntoa seurataan reaaliaikaisesti ja vaihdot kohdistuvat todelliseen tarpeeseen.
Lue lisää mitä HUSin vastuuyksikköpäällikkö Carita Mattsson kertoo ratkaisusta. HUS referenssi tarina
"Tiedolla johtaminen ulottuu nyt laitetasolle asti."
Kyse on aidosta strategisesta muutoksesta, jossa IT-omaisuudenhallinnalla halutaan tukea koko organisaation tuottavuutta, laatua ja vastuullisuutta. Kunnianhimoiset tavoitteet, jotka olivat täysin toteutettavissa. HUS on tässä edelläkävijä hyvinvointialueiden joukossa.
IT-omaisuudenhallinnalla on paikkansa strategisessa päätöksenteossa. Kun kustannustehokkuutta, vastuullisuutta ja turvallisuutta tarkastellaan yhdessä, lisäarvoa syntyy. Organisaatio saa mitattavia tuloksia sekä taloudellisesti, toiminnallisesti että ekologisesti.
Toivon, että mallimme haastaa ajattelemaan IT-omaisuudenhallintaa laajasti. IT-hankinnat, työssä käyttämämme laitteet ja muut IT-työkalut muodostavat kukin osan suurempaa kokonaisuutta, jossa jokainen valinta vaikuttaa organisaation kykyyn toimia tehokkaasti, turvallisesti ja vastuullisesti.
Jos haluat kuulla lisää, ota ihmeessä yhteyttä.
Risto
Optimon ratkaisut auttavat organisaatioita rakentamaan kokonaisvaltaista, strategisempaa IT-omaisuudenhallintaa, jossa data ohjaa päätöksentekoa kaikilla tasoilla.
