Elinkaari hallintaan - ei enää katoavia IT-laitteita

Olen parinkymmenen vuoden urani aikana seurannut, miten organisaatiot käyttävät satoja tuhansia tai miljoonia euroja IT-palveluhallinnan kehitykseen ja järjestelmään, johon kuuluu yhtenä osana myös IT-laitteiden elinkaaren tai/ja omaisuudenhallinta. Tämä siksi, että IT-laitteille tarjotaan tuki- ja hallintapalveluita osana perustietotekniikan palveluita.

Alussa tyypillisesti käytetään paljon aikaa ja rahaa prosessien sekä työnkulkujen määrittelyyn palveluhallinnan näkökulmasta. IT-laitteiden osalta hallittavia laitetyyppejä otetaan mukaan aluksi vain muutamia, joihin tarjotaan tukea tai jatkuvia palveluita. Työasemat ja mobiililaitteet ovat kiitollisia, koska niiden osalta saadaan integraation kautta teknistä tietoa konfiguraationhallinta- tai monitorointijärjestelmistä. Muiden laitteiden osalta keskitytään vain hankintahinnaltaan arvokkaampiin, kuten verkkolaitteet, isot verkkotulostimen ja palvelimet. IT-palvelutuotannon asiantuntijoille ja asiakasorganisaatioille esitellään uudet toimintamallit ja palvelulupaukset.

 
Kun järjestelmän pääkäyttäjältä kysytään pari vuotta tuotantoon menon jälkeen, että miksi laiterekisteri on kaikesta huolimatta rapautunut ja alkuperäisiin laadullisiin tavoitteisiin ei ole päästykään, niin vastaus on lähes poikkeuksetta, että kun ihmiset eivät noudata prosesseja, tekevät inhimillisiä virheitä ja unohtavat päivittää muutokset. Kysyn usein tämän jälkeen, että miksei järjestelmässä teknisesti kontrolloida prosesseja, jotta näiden kurittomien ihmisten prosessien noudattamatta jättämiset, virheet ja unohdukset näkyisivät poikkeamina, joihin voisi reagoida. Toinen kysymys on, että miten ylipäätänsä varmistatte edellisen huomioon ottaen, että nyt tallennettu tieto on ajantasaista ja oikein. Vastauksena on hiljaisuus, koska kysyjä ei näytä tajuavan parhaita käytäntöjä. 

Koko elinkaari hallintaan

Jotta elinkaari saataisiin paremmin hallintaan ja laitteita ei yhtäkkiä katoilisi, pitää ainakin seuraavat asiat olla hallussa:

1. Laitteiden hankinnan ja vastaanoton hallintaan liittyvät prosessit

   1. Varmista, mitä on vastaanotettu ja löytyykö sitä vastaava tilaus-/hankintatieto.
   2. Varmista, että laskulla olevat laitteet on oikeasti vastaanotettu. Muista, että toimitettu laitteen malli ei ole aina sama kuin mitä on tilattu.
   3. Tunnista toimituspoikkeamat ja määrittele, mitä toimenpiteitä ne käynnistävät
   4. Tallenna koko hankintaprosessista riittävät tiedot.
2. Käytönaikaisten muutosten hallinta. Esimerkiksi:
   1. Toimipistemuutokset, käyttäjämuutokset, organisaatiomuutokset.
      • Miten tiedot saadaan päivitettyä ilman ihmisen tekemiä manuaalisia muutoksia?
   2. Käytönaikaiset välivarastoinnit
      • Missä laite on fyysisesti ja mikä on laitteen status muissa hallintajärjestelmissä?
   3. Laitevaihtojen hallinta
      • Mitkä ovat laitteen vaihdon kriteerit ja tämä korostuu, jos organisaatiossa käytetään osaa laitteista ympäri vuorokauden, osaa toimistoaikana ja osaa satunnaisesti?
      • Mitä oikeasti on tarpeen vaihtaa (po. palautettavat leasing-laitteet) ja meneekö massavaihdoissa vaihtoon myös laitteita, joilla olisi ollut elinkaarta reilusti jäljellä?
   4. Varastojen kierron seuraaminen
      • Älä täytä varastoja laitteilla, vaan varmista, että laitteella on maksimi varastointiaika, jonka jälkeen se pitää kierrättää.
   5. Käyttämättömien laitteiden tunnistus mitattuun tietoon perustuen ja kierrättäminen
3. Käytöstä poiston ja kierrätyksen hallinta
   1. Käytettyjen laitteiden palautukset työntekijöiltä (usein tämä kohtaa usein vuotaa)
   2. Varmista, että käytetty laite on oikeasti toimitettu jälkimarkkinoille tai sähkö- ja elektroniikkaromujen kierrätykseen eikä ole kadonnut matkalla ja näistä laitteista saadaan sarjanumerotason tieto.
   3. Käytöstä poistettujen laitteiden välivarastointien hallinta. Tässä kohtaa laitteita välillä tuppaa katomaan.

Automatisoi

Kuten tästä listasta jo huomaa IT-laitteiden elinkaarenhallintaan liittyy väistämättä monia eri vaiheita, joissa laitteet voivat kadota laiterekisteristä ja hallinnasta. Mitä enemmän laitteita on ja mitä enemmän näihin vaiheisiin liittyy manuaalista laiterekisterin päivittämistä, sitä nopeammin laiterekisteri alkaa rapautumaan ja tällöin laitteet alkavat katoamaan teknisesti sekä fyysisesti. Mitä suurempi on laitteiden määrä, sen tärkeämpää on automatisoida laitteiden elinkaarenhallintaan liittyvä tiedonhallinta.

Ihmiset, prosessit ja teknologia

Kuten kaikissa kehitysprojekteissa myös IT-laitteiden elinkaarenhallinnassa pitää löytää oikea balanssi ihmisten, prosessien ja teknologioiden välille.

Ihmiset. Tarvitaan oikeat ja sitoutuneet ihmiset (tiimi, sidosryhmät, asiantuntijat, johto), jotta saavutetaan hallinnan ja johtamisen riittävä taso ja laajuus. Ihmisten tekemisen luonne on paljolti kiinni siitä, millä tasolla kaksi seuraavaa osa-aluetta ovat. Jos prosessit ja järjestelmät eivät ole kunnossa, työ on jatkuvaa tulipalojen sammuttelua ja kaaoksen hallintaa. Keskeistä on miettiä, että minkälaisella tiimillä voidaan saavuttaa riittävä toiminnan maturiteetti.

Prosessit. Tunnistetaan nykytilanne ja rakennetaan prosessit miten IT-omaisuutta hankitaan, käytetään ja palautetaan sekä miten edellä mainittuja elinkaarenvaiheita mitataan. Keskeistä on pyrkiä automatisoimaan suurin osa manuaalisesta työstä ja rakentaa riittävät kontrollit ja hälytykset poikkeamien seurantaan.

Teknologia. Mahdollistaa IT-omaisuuteen liittyvien tietojen tallentamisen ja prosessien automatisoinnin aina, kun se vain on mahdollista. Tällöin voidaan luoda tarkkaa tilannekuva IT-omaisuudesta. Laadukas ja ajantasainen tieto IT-omaisuudesta auttaa liiketoimintaa tekemään oikeita päätöksiä. Se siirtää työn painopisteen reaktiivisesta tulipalojen sammuttamisesta tiedolla johtamiseen ja poikkeamien hallintaan.

Kun elinkaarenhallinta on saatu sille tasolle, että laitteita ei enää katoa, voidaan alkaa ottamaan elinkaarikustannuksia paremmin haltuun. Jos lähtötilanne on se, että laitteita katoaa paljon, tällöin myös elinkaarikustannusten säästöpotentiaali on yleensä merkittävä.