Säästöt, säästöt, säästöt. Yhä useampi organisaatio asettaa kustannussäästöt kehittämisen edelle ja rekrytointeja jäädytetään. Julkishallinnossa tilanne näkyy erityisen selvästi: budjetteja leikataan, hankintoja lykätään ja jokaisesta eurosta neuvotellaan aiempaa tiukemmin.
Tilanne on tuttu yli 35 vuoden ajalta alallamme. Organisaatiot reagoivat budjettipaineen alla kahdella tavalla. Toiset leikkaavat juustohöylällä ja toivovat parasta. Toiset tekevät tietoisia valintoja, koska tietävät, mistä kannattaa leikata ja mistä ei.
Eron voisi äkkiseltään ajatella olevan johtamistaidossa, mutta käytännössä kyse on harvemmin siitä. Kyse on saatavilla olevasta tiedosta.
IT-laiteomaisuuden kohdalla tämä kiteytyy yksinkertaiseen kysymykseen: tiedätkö, mitä organisaatiosi omistaa, missä kunnossa laitteet ovat ja mitä kustannuksia ne aiheuttavat?
Kustannussäästöjen rinnalla alalla puhutaan yhä enemmän myös taloudellisesta resilienssistä.
Mitä taloudellinen kestävyys tarkoittaa käytännössä
Taloudellinen kestävyys eli resilienssi on organisaation kykyä ennakoida tulevat muutokset, sopeutua niihin hallitusti ja toipua häiriöistä kohtuullisin kustannuksin. Tämä korostuu, kun taloustilanne kiristyy tai, kuten juuri nyt, laitteiden hinnat nousevat tai saatavuus heikkenee geopoliittisten muutosten vuoksi.
Kuulostaa ehkä itsestäänselvältä. Mutta monessa organisaatiossa tilanne on se, että talousjohtaja ei saa IT-omaisuudesta päätöksentekoon kelpaavaa dataa — ja tietohallintojohtaja ei tiedä, mitä talousjohtaja tarvitsisi. Yhteinen tilannekuva puuttuu.
IT-omaisuus on pääomaa — mutta kohteleeko organisaationne sitä niin?
Suomalaisissa organisaatioissa IT-laitteisiin sitoutuu miljoonia euroja. Mistään muusta yhtä suuresta pääomaerästä johto ei hyväksyisi tilannetta, jossa kokonaiskuva perustuu arvioihin ja vuoden vanhaan Excel-taulukkoon. Esimerkiksi kiinteistöomaisuuden arvo tunnetaan paremmin.
Talousjohdolle tilanne on kuin musta laatikko: IT-kustannukset rullaavat vuosi toisensa jälkeen, mutta tarkkaa kuvaa siitä, mihin rahat menevät ja mitä niillä saadaan, ei ole. Organisaatiossa voi olla tuhansia tai kymmeniä tuhansia laitteita, mutta elinkaarenhallinta perustuu kalenteriin ja hankintasuunnitelmat vanhentuneeseen arvioon.
Kun budjettileikkaus sitten iskee — ja julkishallinnossa se varmuudella on tulossa — organisaatiolla ei ole keinoja kohdentaa leikkausta viisaasti. Jos et tiedä, mitkä laitteet ovat käytössä ja mitkä seisovat varastossa, et pysty arvioimaan, missä olisi varaa joustaa.
Silloin leikataan mutu-metodilla ja palvelutaso kärsii turhaan.
Tilanne olisi toinen, jos laiteomaisuuden käyttöaste, elinkaari ja todelliset kustannukset olisivat tiedossa. Silloin hankintoja voisi lykätä siellä, missä laitteet kestävät pidempään, ja kohdentaa investoinnit sinne missä niitä oikeasti tarvitaan.
Kyse on laiteomaisuuden tuottavuuden hallinnasta koko elinkaaren ajan eli siitä, että jokainen laite tuottaa arvoa mahdollisimman pitkään eikä vain kuormita budjettia.
Tämä on taloudellista resilienssiä. HUS on hyvä esimerkki siitä, miltä se näyttää.
HUS siirtyi kalenterikellosta tietoon perustuvaan päätöksentekoon
HUS hallitsee yli 30 000 päätelaitetta ja kymmeniä tuhansia oheislaitteita yhdessä järjestelmässä (Optimo DUX). Muutos tapahtui päätöksenteon logiikassa, eli toimittajan kalenteripohjainen vaihtosykli korvautui tietoon perustuvalla elinkaarihallinnalla.
HUSissa laite ei joudu vaihtoon vain siksi, että se on tietyn ikäinen, vaan siksi, että data osoittaa vaihdon perustelluksi. Laitteiden käyttöikä on merkittävästi pidentynyt — joissain tapauksissa jopa kaksinkertaistunut — ja vuosittaiset säästöt lasketaan miljoonissa euroissa. Veronmaksaja kiittää.
Mutta pelkkiä säästölukuja olennaisempaa on organisaation kyky tehdä tietoisia taloudellisia päätöksiä. HUSissa ei tarvitse heiluttaa saksia sokkona, koska laiteomaisuuden tilannekuva on jatkuvasti ajan tasalla.
Kun johto tietää, mitä organisaatio omistaa ja miten laiteomaisuutta käytetään, päätöksenteko nopeutuu ja samalla riskitkin pienenevät.
Et voi sopeutua siihen, mitä et näe
Taloudellinen resilienssi vahvistuu siitä, että organisaation johto — talousjohtaja, tietohallintojohtaja ja ylin johto yhdessä — voi tehdä päätöksiä yhteisen ja ajantasaisen tiedon perusteella. Yksittäisellä säästöprojektilla tähän on vaikea päästä.
Laaja laiteomaisuus on kustannuseränä riittävän suuri, että sillä on taloudellista merkitystä — ja toisin kuin moni muu kuluerä, se on mitattavissa ja johdettavissa datalla.
Taloudellinen kestävyys ei ala säästöistä, vaan näkyvyydestä.
Risto Puustinen
