IT-laitteiden katoamisen anatomia

Nykyään yrityksillä ja organisaatioilla on joka puolella IT-laitteita, joista iso osa on liikkuvassa käytössä. Niissä on paljon rahaa kiinni. Ne vaihtavat omistajaa ja paikkaa, niitä pitää varastoida, huoltaa ja ylläpitää, niissä on ongelmia ja turvallisesta hävittämisestä pitää huolehtia. Niistä voi myös saada hyvää hintaa jälkimarkkinoilla. IT-laitteiden elinkaarenhallinta ei ole helppo tehtävä. Voisikin sanoa, että mitä isompi organisaatio, mitä enemmän toimipisteitä ja mitä enemmän yhteiskäyttölaitteita, sen haastavampaa se on perinteisillä malleilla saada toimimaan kaikkia osapuolia tyydyttävällä tasolla. Kuitenkin perinteisiä elinkaarenhallintamalleja toistetaan, ja lopulta petytään, kun ei päästykään tavoitteisiin.

Mitä katoaminen tarkoittaa?

IT-laitteiden katoaminen tarkoittaa yleensä sitä, että laite- tai omaisuusrekisterissä on laitteita, joista ei tiedetä missä ne ovat ja kuka tai ketkä niitä käyttävät. Toinen tyypillinen vaihtoehto on se, että tilattua laitemäärää ei löydy laiterekisteristä tai ylipäätään mistään, vaikka kuinka tehtäisiin inventaariota.

Osa katoaa jo hankittaessa

Yleensä organisaatiot tietävät aika hyvin mitä he ovat tilanneet, mutta kontrolli pettää jo siinä kohtaa, kun pitäisi saada selville, että mitä on varmuudella vastaanotettu ja minne laitteet ovat menneet sekä onko kaikki laskuilla olevat laitteet toimitettu. Laitteen hankintaan liittyy usein monta osapuolta: tilaaja, laitetoimittaja, tukkuri, rahoittaja, laitteen esiasentaja sekä käyttäjä. Kaikki nämä osapuolet välittävät toisilleen hankintaan ja toimitukseen liittyvää tietoa, jota käsitellään usein manuaalisesti tietoja kopioiden ja tietojen laatua varmistamatta.

Rapautunut laiterekisteri

Monessa organisaatiossa laiterekisteristä suurimman ylläpitovastuun kantaa lopulta lähituki ja helppari, jotka ratkovat reaktiivisesti tuki- ja palvelupyyntöjä. Käytännössä tukiorganisaatiot päivittävät laiterekisteriä manuaalisesti laitekortin luonnin ja pyyntöjen käsittelyn yhteydessä. Mistään ei nähdä onko tiedot syötetty oikein, eikä laitetietojen rapautumista havaita. Lopputuloksena on laiterekisteri, johon kukaan ei voi luottaa, jolloin laitteita alkaa vain "katoamaan". Mikään ei hälytä, kun laite nostetaan hyllyn päälle odottamaan seuraavaa käyttäjää.

Poistovaihe vuotaa

Jos laiterekisterissä on paljon laitteita, joita ei löydetä mistään, syynä voi olla se, että käytöstä poiston prosessi ei toimi eikä laiterekisteri pysy tältä osin ajan tasalla. Käytöstä poistetut laitteet jäävät usein pölyttymään hyllyn kulmalle sen sijaan, että ne päätyisivät asianmukaisesti kierrätykseen tai uusiokäyttöön. Usein ei myöskään huomata ajoissa, että laitetta ei käytetäkään enää. Puolen vuoden päästä ei ole enää luotettavaa tietoa saatavilla siitä, että mistä laitetta voisi metsästää.

Oheislaitteet tutkan alapuolella

Oheislaitteet jäävät lähes poikkeuksetta aktiivisen elinkaarenhallinnan ulkopuolelle. Oheislaitteet hankitaan ja toimitetaan, mutta sen jälkeen niistä suurin osa jää tutkan alapuolelle. Oheislaitteissa voi olla suurikin omaisuus kiinni. Laiterekisterissä työasemiin liitetyt oheislaitteet liitetään usein työaseman laitekorttiin lisätietona. Työaseman rikkoutuessa tai muuten vaihtuessa, jää vaihtotilanteessa lisätiedot päivittämättä ja tieto oheislaitteesta katoaa.

Loputon suo

Isoissa organisaatioissa IT-laitteiden elinkaarenhallintaan osallistuu aina monta osapuolta. Osa näistä osapuolista on ulkoisia toimittajia ja osa sisäisiä yksiköitä. Jokainen osapuoli hoitaa omaa tonttiansa pyrkien minimoimaan omalle tontille kuuluvat tehtävät tai maksimoimaan oman tulonsa ja katteensa. Kenelläkään ei ole todellista kokonaisvastuuta IT-laitteiden omaisuuden ja elinkaaren hallinnasta muuta kuin ehkä paperilla. Kun ei ole kokonaisvastuuta, keskitytään kertaluonteisiin laiterekisterin kunnostusoperaatioihin ja manuaalisiin inventaarioihin, ohjeiden tekemiseen ja teknisiin osaoptimointeihin ymmärtämättä niiden vaikutuksia koko elinkaareen ja sen kustannuksiin. Sen seurauksena laitteiden katoaminen jatkuu ja rahaa hukataan turhaan, eikä tilannetta saada haltuun kaikkia osapuolia tyydyttävällä tasolla.

Seuraavassa blogissa avaamme sitä, kuinka saada tilanne haltuun ja välttää IT-laitteiden katoamiset. Jos et jaksa odottaa, ota yhteyttä tai lue lisää meidän kotisivuillamme optimo.fi