HUS siirtyi dataohjattuun IT-omaisuudenhallintaan – tavoitteena useiden miljoonien eurojen vuosittaiset säästöt
HUS hallinnoi yli 30 000 päätelaitetta ja kymmeniä tuhansia oheislaitteita Optimo DUX -ratkaisulla. Kokonaisuus on Euroopan laajin sisätilapaikannuksen kattava IT-omaisuudenhallinnan ratkaisu.
Kalenteriperusteinen laitteiden vaihtosykli on vaihtunut reaaliaikaiseen telemetriaan ja tekoälyyn perustuvaan päätöksentekoon. Laitteiden elinkaari voi pidentyä kolmesta vuodesta jopa kuuteen vuoteen, tämä vähentää merkittävästi sekä hankinta- että ylläpitokustannuksia. Koko elinkaaren ajalta kerätty tieto ohjaa päätöksentekoa.
"HUS-projekti osoittaa, miten tiedolla johtaminen IT-omaisuudenhallinnassa tuo muutakin kuin kustannussäästöjä. Ratkaisu tukee vastuullisuusnäkökulmien huomioimista sekä kyberturvasta huolehtimista. Hiilijalanjälkeä voidaan seurata ja tehdä hankintoja tietoon pohjautuen. IT-omaisuudenhallinta on näin tavanomaista strategisempaa", toteaa Optimon Risto Puustinen.
Lue alta HUS:n referenssitarina →
HUS digitalisoi päätelaitteiden elinkaaren hallinnan: miljoonien säästöt, parempi käyttökokemus ja kestävämpi vastuullisuus.
Yli 30 000 päätelaitetta, kymmeniä tuhansia oheislaitteita, vuosittaiset miljoonien eurojen laitehankinnat ja kriittinen rooli Suomen suurimman hyvinvointialueen toiminnan mahdollistajana. HUSin päätelaitteiden elinkaaren hallinta on monella mittarilla massiivinen operaatio – ja siksi myös merkittävä kehityskohde.
Kun tavoitteeksi asetettiin pidemmät elinkaaret, parempi laatu, hallitumpi kokonaisuus ja vastuullisempi toiminta, päätettiin lähteä rakentamaan uutta mallia päätelaitteiden omaisuuden hallintaan. Kumppaneiksi valikoituivat Hewlett Packard Enterprise (HPE) ja Optimo Systems. Tuloksena syntyi moderni päätelaitehallinnan kokonaisuus, jossa tiedolla johtaminen, tekoäly ja elinkaariajattelu tuottavat mitattavia hyötyjä sekä taloudellisesti, toiminnallisesti että ekologisesti.
Ajantasainen laiterekisteri on koko päätelaitehallinnan selkäranka
HUSin perustietotekniikan palveluissa päätelaitteiden omaisuudenhallinta on keskeinen osa palvelukokonaisuutta. Sen avulla tiedetään, mitä laitteita ja ohjelmistoja on käytössä, missä ne sijaitsevat ja kuka niitä käyttää – jotta palvelut voidaan tuottaa tehokkaasti ja oikea-aikaisesti.
Aiemmin laiterekisterin tietojen keruu ja päivitys tehtiin suurelta osin manuaalisesti lähituen toimesta. Tietoja täydennettiin erillisistä hallintajärjestelmistä, jotka antoivat hetkellisiä näkymiä laitteiden tekniseen tilaan. Myös Help Desk osallistui tietojen ylläpitoon asiakaspalvelutilanteissa, kun käyttäjien tuki- ja palvelupyyntöjä käsiteltiin.
Laiterekisterin ajantasaisuus ei ole vain toiminnan sujuvuuden edellytys – sillä on myös suora taloudellinen vaikutus. Koska laiterekisteri toimii sisäisen palvelulaskutuksen perustana, pienetkin virheet tiedoissa näkyivät asiakasreklamaatioina ja korjaustöinä. Tarve ajantasaiselle, luotettavalle ja automaattisesti päivittyvälle tiedolle oli selvä lähtökohta koko kehitystyölle.
“HUSin mittakaavassa manuaalinen laiterekisterin ylläpito on erittäin haastavaa ja altis inhimillisille virheille. Laitteista kerättävää tietoa on paljon ja osa siitä ei ole yksiselitteistä tai helposti pääteltävissä. Lisäksi tietojen päivittyminen voi viivästyä, jos muutoksista ei muisteta ilmoittaa. Tämä johtaa virheisiin ja ylimääräiseen selvitystyöhön. Meille kävi nopeasti selväksi, että ohjeistusten tai ihmistyön lisääminen ei riitä. Laiterekisterin luotettavuuden parantaminen vaatii kehittyneempiä ratkaisuja, jotka automatisoivat tietojen syöttämisen ja ylläpidon – ja samalla parantavat tietojen laatua merkittävästi”, kertoo HPE:n palveluvastaava Marko Malinen.
Tavoitteena tiedolla johdettu, älykäs elinkaarihallinta
Ennen uudistusta HUSissa päätelaitteita hallittiin pitkälti kalenteriperusteisesti, eli laitteita vaihdettiin kolmen–neljän vuoden välein. HUSilla ymmärrettiin, että pelkkä uusien laitteiden ostaminen tai tukipalveluiden karsiminen ei tuo kestävää ratkaisua. Tarvittiin kokonaan uusi lähestymistapa, jossa yhdistyvät reaaliaikainen tieto, tekoälypohjainen analytiikka ja ennakoiva päätöksenteko.
“Jotta IT-omaisuuden hallinta voi aidosti tukea organisaation tavoitteita, parantaa taloudellista suorituskykyä, vähentää riskejä ja edistää kestävää kehitystä, tarvitaan laajempaa ja tarkempaa tietoa päätelaitteiden elinkaaresta sekä mitattua tietoa niiden käytöstä. Kaikkein tärkeimpänä ovat asiantuntijat, jotka kykenevät hyödyntämään järjestelmistä saatavaa tietoa, analysoimaan sen ja tuomaan sen osaksi päivittäistä tekemistä niin, että se tuottaa arvoa koko HUSin tasolla”, kertoo HUSin ICT-tuotantojohtaja Risto Laakkonen, ja jatkaa:
“Tekoäly ei toimi ilman polttoainetta ja meidän tapauksessamme tuo polttoaine on organisaation oma data. Meillä HUSissa on noin 30 000 työasemaa, ja niiden kautta syntyy valtava määrä tietoa, jota yksittäinen ihminen ei kykene käsittelemään tai hyödyntämään tehokkaasti. Tämän takia tarvitsemme tekoälyä, mutta myös ihmisten omaa älyä – suunnittelua, ideointia ja kykyä muuttaa data oivalluksiksi ja toiminnaksi.”
“Jotta voidaan valita kestäviä ja käyttötarkoitukseen sopivia laitteita, tarvitaan mitattua tietoa sekä osaamista hyödyntää sitä koko elinkaaren ajan. Näin voidaan saavuttaa merkittävät vuosittaiset säästöt ilman, että laatu tai käyttäjäkokemus kärsii”, lisää HUSin vastuuyksikköpäällikkö Carita Mattsson.
Asiantuntijat, prosessit ja teknologia loivat perustan uudelle toimintamallille
HUSin päätelaiteomaisuuden hallinnan kehitysprojekti kokosi yhteen asiantuntijoita laajasti eri palvelualueilta. Projektin edetessä havaittiin, että tuloksellinen toiminta edellyttää tiivistä asiantuntijatiimiä, jonka ydinosaamiseen kuuluu päätelaitteiden elinkaaren hallinta ja kyky hyödyntää mitattua tietoa osana päivittäistä tekemistä.
Prosessien uudistamisessa keskityttiin laiterekisterin tietojen automaattiseen luontiin ja ajantasaisuuteen, mikä oli olennaista erityisesti sisäisen palvelulaskutuksen luotettavuuden kannalta. Samalla HUSin hankinta- ja kierrätysprosesseja kehitettiin – laitteiden hankinnassa painopiste siirrettiin yksittäistilauksista kokonaisuuksien analysointiin, ja kierrätyksessä käyttökelpoiset laitteet tarkistetaan ennen jatkokäyttöä tai varastointia. Näin työasemia voidaan kierrättää sisäisesti tehokkaammin, eikä uusia laitteita tarvitse hankkia tarpeettomasti.
Teknologiaratkaisuksi valittiin Optimo Systemsin DUX, joka integroitiin kattavasti HUSin ekosysteemiin. Työasemiin asennettu agenttiohjelmisto kerää reaaliaikaista telemetriatietoa muun muassa suorituskyvystä ja oheislaitteista. Yhdessä IndoorAtlaksen sisätilapaikannusteknologian kanssa laitteiden fyysinen sijainti voidaan määrittää nopeasti, mikä helpottaa huolto- ja poikkeustilanteita. Kokonaisuuden laajuus on maailman mittakaavassakin poikkeuksellinen – eikä se vaatinut HUSin kiinteistöihin erillisiä laiteasennuksia.
Kehittynyt data-analytiikka ja tekoäly mahdollistavat paitsi huoltotarpeiden ja elinkaaren päättymisen ennakoinnin, myös elinkaaren turvallisen jatkamisen. Tulevaisuudessa tekoäly voi automatisoida tukipyyntöjen luomisen ja käynnistää palveluprosessin itsenäisesti, mikä tekee toiminnasta entistä sujuvampaa ja ennakoivampaa.
“Jotta näin laajassa kokonaisuudessa saadaan aikaan pysyvää hyötyä, tarvitaan oikeat ihmiset, oikeat työkalut ja selkeä prosessi. Meille on ollut tärkeää, että päätöksiä ei tehdä mutun tai oletusten pohjalta, vaan mitatun tiedon avulla. Ja että tämä tieto todella ohjaa tekemistä arjen tasolla. Vasta silloin saavutetaan taloudellisesti ja toiminnallisesti vaikuttavia tuloksia”, kertoo HUSin vastuuyksikköpäällikkö Carita Mattsson, ja jatkaa:
“Tämän tiedon avulla voimme kohdentaa toimenpiteet oikeisiin laitteisiin oikeaan aikaan. Emme enää vaihda laitteita pelkän tietyn iän perusteella tai varmuuden vuoksi, vaan silloin kun se on perusteltua.”
Miljoonaluokan säästöt ja parempi käyttäjäkokemus
Hankkeen tulokset ovat näkyneet HUSilla nopeasti ja konkreettisesti. Laitteiden elinkaari on pidentynyt jopa kuuteen vuoteen, mikä on lähes kaksinkertainen verrattuna aiempaan käytäntöön. Samalla kustannukset ovat laskeneet merkittävästi – vuositasolla puhutaan jo miljoonien eurojen säästöistä.
Myös käyttäjätyytyväisyys on parantunut, kun laitteiden kuntoa voidaan seurata reaaliaikaisesti, vikoja ennakoida ja vaihtoja kohdentaa todelliseen tarpeeseen. Kokonaisuudessaan toiminta on muuttunut ennakoivammaksi ja tehokkaammaksi. Resurssit kohdistetaan nyt sinne, missä niistä on eniten hyötyä.
Pidemmät elinkaaret eivät tuo hyötyjä vain taloudellisesti, vaan myös ekologisesti. Vähemmän laitevaihtoja tarkoittaa vähemmän elektroniikkajätettä ja pienempää hiilijalanjälkeä.
“Tämä ei ole vain tekninen uudistus – tämä on strateginen muutos. Tiedolla johtaminen ulottuu nyt laitetasolle asti”, HUSin vastuuyksikköpäällikkö Carita Mattsson toteaa.
Kehitys jatkuu – kohti älykkäämpää päätelaiteympäristöä
HUS ei jää paikoilleen onnistuneen hankkeen jälkeen. Päätelaitteiden hallinnan ja IT-omaisuuden jatkokehittämisessä tavoitteena on hyödyntää automaatiota ja tekoälyä entistä syvällisemmin. Suunnitteilla on uusia automaattisia prosesseja, joissa IT-järjestelmä osaa tekoälyn avulla luoda tukipyynnön, käynnistää ratkaisuprosessin ja tarvittaessa kohdentaa oikean laitteen oikealle käyttäjälle ilman manuaalista väliintuloa.
Lisäksi kierrätyksen ja uudelleenkäytön prosesseja halutaan edelleen kehittää kestävän kehityksen näkökulmasta, jotta käyttökelpoiset laitteet päätyvät mahdollisimman tehokkaasti takaisin käyttöön oikeassa paikassa – tai asianmukaisesti kierrätettäviksi.
HUSissa nähdään, että päätelaitteiden älykäs hallinta ei ole pelkkä tekninen hanke, vaan strateginen mahdollistaja, joka tukee koko organisaation tuottavuutta, laatua ja vastuullisuutta.
"Tämäkin kehityshanke on muistutus siitä, että samat lainalaisuudet pätevät yhä - mikään järjestelmä ei tuo hyötyjä itsestään. Tärkeintä on varmistaa, että organisaatiossa on oikeat kyvykkyydet hyödyntää uusia ratkaisuja. Tekoälyyn nojaavat ohjelmistot yleistyvät nopeasti kaikkialla, ja siksi on uskallettava katsoa oman kuplan ulkopuolelle avoimin silmin ja olla valmiina muuttumaan", summaa HUSin vastuuyksikköpäällikkö Carita Mattsson.
